Mitgestalten lassen statt mitnehmen

„Wir müssen die Mitarbeiter mitnehmen." Der Satz fällt in fast jedem Projekt, meist gut gemeint. Er verrät trotzdem eine Haltung, die das Problem schon enthält. Wer mitgenommen wird, sitzt hinten und wird gefahren.

Wann ist Beteiligung in Veränderungsprojekten möglich?

Erwachsene Menschen möchten beteiligt werden statt transportiert. Das klingt nach einer Haltungsfrage und hat sehr praktische Folgen, denn Beteiligung lässt sich daran erkennen, wann sie stattfindet. Wer erst fragt, nachdem die Entscheidung gefallen ist, holt sich Zustimmung ab, während derjenige, der vorher fragt, Antworten bekommt, die das Ergebnis noch verändern können.

Bei Veränderungsprojekten steht die Veränderung selbst allerdings oft fest, eine Fusion etwa lässt sich nicht zum Bürgerentscheid machen. So zu tun, als sei sie verhandelbar, wäre illusorisch und würde Vertrauen kosten. In der Ausgestaltung liegt dafür umso mehr Spielraum: wie die neuen Abläufe aussehen, wie Teams zusammengesetzt werden, welche Standorte welche Aufgaben übernehmen. Das ist der Raum, in dem Beteiligung tatsächlich stattfinden kann.

Dafür braucht es drei Dinge: echte Fragen, ernstgemeinte Rückkanäle und die Bereitschaft der Führung, eine Antwort auch einmal nicht zu kennen.

Woran scheitert Beteiligung in Change-Prozessen?

Kommunikation ersetzt keine Beteiligung, denn wer mitgestalten soll, braucht echte Gestaltungsräume und nicht nur informative Formate. Eine Fragerunde am Ende einer Präsentation bleibt ein Ventil. Auch das hat seine Berechtigung, man sollte es nur nicht mit Gestaltung verwechseln.

Der häufigste Fehler liegt im Rückweg: Fragen werden gesammelt, Workshops durchgeführt und Umfragen ausgewertet, und dann passiert sichtbar nichts. Beim nächsten Mal beteiligt sich niemand mehr, und das wird dann als Veränderungsmüdigkeit gedeutet. Tatsächlich ist es eine völlig rationale Reaktion auf eine Erfahrung.

Wie gelingt Beteiligung bei einer Fusion oder Umstrukturierung?

Arbeitsgruppen mit echtem Mandat sind der direkteste Weg. Eine Gruppe, die ein Teilthema wirklich entscheiden darf, etwa die Ausgestaltung eines neuen Arbeitsmodells im Rahmen vorgegebener Eckpunkte, erzeugt mehr Bindung als zehn Informationsformate. Entscheidend ist, dass der Rahmen von Anfang an klar benannt wird. Was offen ist, muss offen sein, und was feststeht, feststehen.

Ebenso wichtig ist der sichtbare Rückweg. Wenn Rückmeldungen eingeholt werden, sollte erkennbar sein, was daraus geworden ist. Ein kurzes Format nach jeder Befragungsrunde hilft dabei: drei Punkte, die übernommen wurden, und zwei, die aus genannten Gründen nicht übernommen wurden. Das wirkt stärker als jede Beteuerung, dass Rückmeldungen ernst genommen werden.

Daneben lohnt der Blick darauf, wer ohnehin gestalten will. In jeder Belegschaft gibt es Menschen, die früh anpacken und aktiv nach Beteiligung suchen, in der Persona-Logik sind das die Gestalter. Ihnen konkrete Rollen und Verantwortung zu übergeben kostet wenig und bringt Fürsprecher in Bereiche, die sonst schwer erreichbar sind.

Was hat Beteiligung mit Widerstand in Veränderungsprojekten zu tun?

Widerstand in Veränderungsprojekten wird oft als Haltungsproblem gedeutet. Häufiger ist er eine Reaktion darauf, dass über Menschen entschieden wurde, ohne sie zu fragen. Wer keinen Einfluss auf das Wie hat, dem bleibt als einzige Form der Einflussnahme die Verzögerung.

Beteiligung wirkt deshalb vorbeugend und ist eines der wirksamsten Mittel gegen Widerstand. Wer früh mitgestaltet, verteidigt das Ergebnis später, weil ein Teil davon die eigene Handschrift trägt. Umgekehrt entsteht Widerstand verlässlich dort, wo Beteiligung angekündigt und dann nicht eingelöst wurde. Kommunikation kann das nicht auffangen.

Beteiligung hilft auch dann noch, wenn der Widerstand bereits da ist. An diesem Punkt lohnt die Frage, was konkret im Weg steht. Fließen die Antworten sichtbar in die weitere Ausgestaltung ein, kommt eine festgefahrene Lage oft wieder in Bewegung. Das dauert länger als die vorbeugende Variante, ist aber allemal besser, als den Widerstand auszusitzen.

Dieser Unterschied zwischen Mitnehmen und Mitgestalten entscheidet über Tempo und Tiefe einer Veränderung. Beteiligung ist die Bedingung dafür, dass Kommunikation überhaupt etwas bewegt.